Tipps für schwierige Gesprächssituationen – Verbessere die Kommunikation mit deinen Mitarbeitenden ohne Stress

Schwierige Gesprächssituationen begegnen Führungskräften häufig. Diese so zu meistern, dass für beide Seiten eine Win-Win-Situation entsteht ist das Ziel. Wir geben dir in diesem Artikel praktische Tipps, wie du das schaffen kannst.

Um den richtigen Ton auch bei anstrengenden Themen und Verhandlungen zu treffen ist es wichtig deinen Gesprächspartner grundsätzlich einschätzen zu können und bedürfnisorientiert zu kommunizieren. Um die Bedürfnisse eines Menschen besser erkennen zu können gibt es eine Vielzahl von diagnostikbasierten Analysetools. Wir greifen für eine solche grobe typologische Einschätzung gerne auf das Riemann-Thomann-Modell zurück. Aber auch ohne das Modell zu kennen, wirst du in den nächsten Abschnitten mit Sicherheit den einen oder anderen Mitarbeitenden wiedererkennen und kannst direkt im nächsten ernsthaften Gespräch unsere Tipps ausprobieren.

Schwierige Gesprächssituationen mit analytischen, sehr genauen und eher rationalen Menschen

Der Wunsch dieser Menschen in einer Diskussion ist es eine Lösung zu finden, die möglichst qualitativ hochwertig ist und somit ihren eigenen Ansprüchen genügt und gleichzeitig keine negativen Auswirkungen nach sich zieht. Sie möchten dieses Ziel durch eine logische Argumentationsstruktur erreichen, die es ihnen ermöglicht die gut vorbereiteten Argumente vorzubringen.

Tipps für das Gespräch:

  • Zeig, dass sich die Person auf dich und dein Aussagen verlassen kann.
  • Argumentier sachlich und beleg deine Aussagen mit Fakten.
  • Vermittel ein Gefühl von Sicherheit, denn die größte Angst eines in der Distanz verorteten Menschen ist es kritisiert zu werden.
  • Gehe auf Fragen deines Gesprächspartners ein und kläre alle Einzelheiten genau ab.

Dies solltest du vermeiden:

  • Ansprache auf einer freundschaftlichen Ebene und Aufbau einer emotionalen Bindung, die vorher nicht da war.
  • Argumentation, die auf Emotionen basiert: Drohungen, Vorwürfe oder Anschuldigungen führen zu einer Eskalation und Rückzug aus dem Gespräch.
  • Ein schnelles Ende des Gespräches herbeiführen wollen und wenig auf die Argumente des Gesprächspartners eingehen.

Unangenehme Gesprächssituationen mit empathischen, kontaktfreudigen und Nähe orientierten Menschen meistern

Nähe orientierte Menschen wünschen sich eine Lösung herbeizuführen, die für alle gut ist und möchten in den Lösungsprozess im besten Fall auch alle Teammitglieder einbinden. Dahinter der steht der Wunsch von allen respektiert und anerkannt zu werden. Für einen Menschen mit dieser Hauptausrichtung ist es wichtig während des Gesprächs eine gute Verbindung zu dem Gesprächspartner aufzubauen und zu fühlen, dass das Gegenüber Geduld und Zeit für das Gespräch eingeplant hat.

Tipps für das Gespräch:

  • Sei geduldig und gib deinem Gesprächspartner die Zeit die eigenen Standpunkte ausführlich zu erklären.
  • Hör deinem Gegenüber zu, versuche aber auch immer wieder das Gespräch auf die brisanten Themen und Punkte der Diskussion zu lenken.
  • Zeig, dass du auch an dem Menschen dir gegenüber interessiert bist und nicht nur an den inhaltlichen Fakten des Gesprächs.

Dies solltest du vermeiden:

  • Zu schnell zu einem Abschluss kommen wollen, ohne eine gute Vertrauensbasis in einem Gespräch aufgebaut zu haben.
  • Das Gespräch nicht auf Augenhöhe führen und auf die Einhaltung einer Hierarchie beharren.
  • Vorschläge des Gegenübers direkt und ohne Erklärungen abwehren und somit dem anderen vermitteln aus dem Gespräch und der Entscheidung ausgegrenzt zu werden.

Mit kontaktfreudigen, charismatischen und kreativen Menschen negative Themen besprechen

Kreative Mitarbeitende, die immer neue Impulse geben und gerne Einfluss in Teams und auf Arbeitsprozesse haben, möchten auch aus schwierigen Gesprächssituationen mit einem innovativen Lösungsvorschlag herausgehen. Wichtig ist diesen Personen dabei, dass eine positive Grundstimmung vorhanden ist und auch der Spaß am Zusammenarbeiten erhalten bleibt.

Tipps für das Gespräch:

  • Versuch dein Gegenüber durch innovative Vorschläge zu begeistern und erhalte eine lockere und möglichst ungezwungene Atmosphäre.
  • Zeig das große Ganze auf und beziehe deinen Gesprächspartner mit in die Prozesse ein.
  • Gib dem anderen Raum, um sich und seine Ideen in Szene zu setzen und zeig, dass du sein Engagement wertschätzt.

Dies solltest du vermeiden:

  • Sachliche und betont faktische Argumentationslinien mit vielen Details. Details können besser nach dem Gespräch schriftlich nachgereicht werden.
  • Ideen und Impulse direkt abtun.
  • Von oben herab kommunizieren und die eigene Position in den Vordergrund stellen.

Schwierige Gesprächssituationen mit einem zielstrebigen, ordentlichen und zuverlässigen Mitarbeitenden

Die Zielstrebigkeit dieser Menschen führt dazu, dass sie ihre Vorstellungen direkt und ergebnisorientiert umsetzen möchten. In schwierigen Gesprächssituationen und Konflikten neigen sie deswegen dazu gekränkt zu sein, wenn sie das Gefühl haben, bezwungen zu werden. Wenn diese Menschen jedoch das Gefühl haben, anerkannt zu werden, sind die hoch motiviert eine gemeinsam erarbeitete Lösung möglichst effizient umzusetzen.

Tipps für das Gespräch:

  • Sag klar was getan werden muss und erkläre nicht lange warum. Mach deutlich, dass dies die effizienteste Lösung ist und zeige die Vorteile davon auf.
  • Lass deinen Gesprächspartner zwischen verschiedenen Lösungsvorschlägen entscheiden. So gibst du deinem Gegenüber das Gefühl eine eigene Entscheidung zu treffen und die Oberhand zu behalten.
  • Bleib kurz und prägnant in der Argumentation und komm schnell auf den Punkt.

Dies solltest du vermeiden:

  • Nicht klar den eigenen Standpunkt benennen können und lange Reden halten, ohne auf den Punkt zu kommen.
  • Zu freundlich sein und das Gespräch in die Länge ziehen.

Mit diesen Skills werden deine nächsten potentiell schwierigen Gespräche mit Mitarbeitenden noch besser funktionieren als jetzt schon. Noch ein letzter Tipp: Vergiss nicht authentisch in der eigenen Kommunikation zu sein und deine eigenen Präferenzen gekonnt einzusetzen!

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