Kommunikation im Homeoffice: Bessere Zusammenarbeit in digitalen Teams durch die richtige Art der Kommunikation

„Man kann nicht nicht kommunizieren.“ – Paul Watzlawick

Wahrscheinlich habt ihr alle diesen Satz schon gehört, gelesen oder sogar in Kommunikationsseminaren erklärt bekommen. Die Wichtigkeit dieses so simplen Satzes wird uns aber meistens erst bewusst, wenn wir aktiv in Situationen stecken, in denen die Kommunikation nicht so reibungslos läuft. Besonders jetzt und im Verlauf des letzten Jahres, haben die meisten von uns gemerkt, wie wichtig eine gelungene Kommunikation im Homeoffice ist. Denn durch das dezentrale Arbeiten wurden Arbeitsabläufe und somit auch die Kommunikation innerhalb von Unternehmen digitalisiert. Habt ihr auch gemerkt, dass euch diese neue Art von Kommunikation in eurem Arbeitsalltag manchmal nicht so leichtfällt? Dann lest gerne weiter, neben einer kurzen Einführung in die Basics von Kommunikation möchten wir euch auch wertvolle Tipps, Tools und Praktiken mitgeben, die euch dabei unterstützen werden, die Kommunikation in der digitalen Arbeitswelt zu meistern und so eure Gesundheit im Berufsalltag zu stärken!

Kommunikation als Gesundheitsfaktor

Was Kommunikation mit Gesundheit zu tun hat? Menschen sind soziale Wesen, wir brauchen den Austausch mit anderen Menschen und wir fühlen uns gut, wenn wir es schaffen uns und unsere Anliegen anderen verständlich zu machen. Dadurch bauen wir positive Beziehungen und Verbindungen zu unseren Mitmenschen auf und das erhält und fördert unsere Gesundheit.

Kommunikation heißt zunächst, dass wir Mitteilungen austauschen wollen. Besonders im beruflichen Kontext ist es wichtig, dass die einzelnen Mitarbeiter*innen miteinander, mit Führungskräften und nach außen für ein Unternehmen gut kommunizieren können. Wenn die Kommunikation gut klappt, Mitteilungen also so verstanden werden, wie der Mitteilende es möchte, funktioniert die Kooperation innerhalb von Teams und Organisationen und trägt dazu bei, dass eine für die soziale Gesundheit gute Arbeitsumgebung entsteht.

Durch nicht gelungene Kommunikation entstehen Missverständnisse und Konflikte. Diese sind emotional aufgeladen und führen zu schlechter Stimmung und Belastung innerhalb des Teams oder zwischen Führungskräften und Mitarbeiter*innen. Dies führt zu Stress, welcher wiederum (psychische) Erkrankungen fördert. Besonders wenn Kommunikation über digitale Kanäle stattfindet, kommt es häufig zu Missverständnissen. Warum dies so ist lässt sich mit ein paar theoretischen Basics von Kommunikation erklären.

Die Grundlagen der Kommunikation

Da Kommunikation ein vielschichtiger Begriff ist, gibt es viele Modelle, Theorien und Forschungszweige, die sich mit ihr beschäftigen. Wir haben dir die wichtigsten Grundlagen hier zusammengefasst.

Das Sender-Empfänger-Modell nach Shannon und Weaver

Der 1948 Mathematiker Claude Shannon erstellte 1948, während er bei einem amerikanischen Telefonunternehmen angestellt war, ein Modell, welches die möglichst störungsfreie Übertragung von Signalen darstellen sollte.

Kommunikation

Dieses technische Modell, zeigt wie eine Nachricht zunächst zum Transmitter gesendet wird, der diese nun codiert, sodass sie vom receiver empfangen werden kann. In diesem wird sie auch wieder dekodiert und an das Ziel weitergeleitet. Der Blitz stellt mögliche Störquellen in diesem Prozess dar. Warren Weaver eignete sich dieses Modell 1949 an und verwendete es, um die menschliche Kommunikation zu erklären. Dies ist jedoch gar nicht so einfach, denn wir Menschen sind keine berechenbaren Maschinen, sondern vielschichtig und in vielerlei Hinsicht unberechenbar. Deswegen kann ein solches technisch-mathematisches Modell übertragen auf unsere menschliche Kommunikation in etwa so aussehen:

Kommunikation zwischen Menschen

Die Kommunikationskanäle

Entscheidend ist neben dem Inhalt, auch auf welchem Kanal wir senden und empfangen; also kommunizieren. Es werden grundsätzlich 3 Kanäle unterschieden:

  • Akustischer Kanal: Alles was wir hören können. Also Sprache, Gesang und Geräusche wie zum Beispiel klatschen.
  • Optischer Kanal: Alles was wir sehen können. Dazu zählen besonders unsere Mimik und Gestik, aber auch geschriebene Texte und Bilder.
  • Taktiler Kanal: Alles was wir fühlen können. Damit sind zum Beispiel Begrüßungen per Händedruck oder Umarmung gemeint.

Kommunikation findet, sofern sie nicht digital ist, häufig auf allen 3 Kanälen gleichzeitig statt. Zusätzlich spielen dann noch die Ebenen, auf denen wir kommunizieren eine wichtige Rolle.

Die Sach- und die Beziehungsebene

Auf der Sachebene werden Fakten und Zahlen gesendet, auf der Beziehungsebene werden Emotionen und Instinkte vermittelt. Interessanterweise findet der Großteil unserer zwischenmenschlichen Kommunikation auf dieser Beziehungsebene statt, auch wenn es vordergründig inhaltlich um Fakten geht in unserer Botschaft. Diese senden wir auf allen Kanälen mit, oft auch unbewusst. Vermutlich kennen die meisten von uns eine Situation, in der ein*e Kolleg*in über faktische Inhalte spricht, wir aber durch Körpersprache und Stimmlage ganz genau merken, dass die wirkliche Botschaft emotional ist. Übrigens ist es häufig so, dass die Sachebene verbal, also durch Sprache, vermittelt wird. Die Beziehungsebene wird hingegen eher nonverbal, also durch Gestik, Mimik und Stimmlage, vermittelt.

Expertenwissen

Oft unterschätzen wir die Wichtigkeit von nonverbaler und paraverbaler Kommunikation. Paraverbale Kommunikation bezeichnet das gesamte Spektrum der Stimme, mit dem kommuniziert wird:

  • Stimmlage (hoch-tief-fest-zitternd)
  • Betonung
  • Sprachmelodie (monoton – singend- moduliert)
  • Lautstärke
  • Sprechtempo
  • Artikulation (deutlich – undeutlich)

Kommunikation mit Teams im Homeoffice

Besonders im letzten Jahr fand der Großteil der Kommunikation im Arbeitsumfeld über digitale Kommunikationsplattformen, – programme oder telefonisch statt. Teams, Slack, Zoom, Skype oder Messenger wie Whatsapp und Threema gehören mittlerweile in fast allen Organisationen zum Standard. Diese Art der Kommunikation unterscheidet sich jedoch maßgeblich von Face-to-Face-Kommunikation, auf die sich die theoretischen Grundlagen der Kommunikation beziehen.

Denn bei dieser Art der Kommunikation ist immer ein Medium dazwischengeschaltet. Selbst bei vermeintlich direkten Videochats sehen wir doch nur einen Bildschirm mit einer Übertragung von unserem Kommunikationspartner. Durch dieses extra Medium wird unsere Kommunikation zum einen störungsanfälliger durch technische Schwierigkeiten, zum anderen wird so aber auch die Übermittlung einer Botschaft und das Empfangen, also das Verstehen dieser erschwert. Denn uns fehlen bei dieser Art der Kommunikation entscheidende Faktoren von menschlicher Kommunikation.

gesunde zwischenmenschliche Kommunikation

Was meist auf der Strecke bleibt ist das was zwischenmenschliche Kommunikation in großen Teilen ausmacht: Die Übertragung und das Verstehen von Emotionen. Diese Ebene der Kommunikation, die in einem direkten Gespräch durch die physische Nähe der kommunizierenden Menschen vorhanden ist, verliert sich leider häufig ohne direkten Kontakt. Sie wird durch nonverbale und paraverbale Kommunikation ausgedrückt und spielt sich auf der Beziehungsebene von Kommunikation ab. Dabei ist dies der Aspekt von Kommunikation, der unsere soziale Gesundheit maßgeblich beeinflusst. Sie ist das, was uns irgendwie fehlt, seit wir remote arbeiten und was dazu führen kann, dass wir das Gefühl haben den Kontakt zu unserem Team und unseren Vorgesetzten zu verlieren.

Tipps zur Förderung gesunder Kommunikation in digitalen Arbeitsumgebungen

Was ihr tun könnt, um eure Kommunikation in digitalen Arbeitsprozessen zu verbessern, haben wir euch hier in zwei praktischen Checklisten zusammengefasst.

Die Basics gesunder digitaler Kommunikation

  • Sprecht im Team und mit euren Vorgesetzten feste Regeln ab. Definiert ganz klar bis wann ihr erreichbar seid und welcher Kanal euch am liebsten ist. Wenn gleichzeitig das Smartphone klingelt und ein Videocall eingeht, kann das Stress auslösen.
  • Verabredet feste Zeiten für Videokonferenzen. Videochats sind das was realer Kommunikation am ähnlichsten ist, da ihr euch zumindest sehen könnt. Wenn man zu festen Zeiten seine Kolleg*innen und Vorgesetzten* sehen und hören kann, wird der Zusammenhalt und das Vertrauen innerhalb einer Organisation gestärkt.
  • Legt fest welche Tools wofür genutzt werden. Jede Organisation sollte für sich festlegen welche Kommunikationsplattformen und Programme genutzt werden. Zu viele verschiedene Messengerdienste und Plattformen schaffen Stress und Überforderung.
  • Kennt eure Tools. Es ist wichtig neue Kommunikationstools richtig bedienen zu können. Lasst euch dabei von eurer Organisation unterstützen und fragt nach, wenn ihr euch unsicher mit der Bedienung von Programmen seid.
  • Richtet euren Arbeitsplatz richtig ein. Eine falsch ausgerichtete Kamera kann bei eine wichtigen Kundenmeeting ganz schön peinlich werden. Sorgt also dafür, dass eure Hardware richtet eingestellt ist und eine Lichtquelle vorhanden ist.
  • Planung ist alles. Plant euren Tagesablauf und eure Meetings. Egal ob ihr die Meetings leitet oder Teilnehmer seid. Bereitet euch angemessen vor, sodass ihr im Meeting klar und strukturiert kommunizieren könnt.

 Gelungene Kommunikation in Videokonferenzen

  • Länge und Inhalt festlegen und klar kommunizieren. Besonders wichtig ist dieser Tipp für die Veranstalter von Onlinemeetings. Achtet darauf, dass eure Videokonferenzen pünktlich beginnen und enden und dass eine klare Agenda vorhanden ist. Diese gibt auch Struktur für den Ablauf des Meetings, da auf sie immer wieder bezuggenommen werden kann. Denkt dabei auch immer an Pausen. Länger als 90 Minuten sollte eine Videokonferenz nicht sein, wenn nicht eine lange Mittagspause eingeplant ist.
  • Setzt verstärkt nonverbale Kommunikation ein. In virtuellen Kommunikationssituationen fallen Teile der nonverbalen Kommunikation, wie Geruch, Haptik und Berührungen weg, deswegen ist es umso wichtiger, dass die verbliebenen nonverbalen Ebenen wie Gestik, Mimik und Blick deutlicher eingesetzt werden. Durch sie schaffen wir das Gefühl von Verbundenheit und beugen Langeweile bei unseren Kommunikationspartnern vor. Extratipp: Wählt einen größeren Bildausschnitt und zeigt mehr von eurem Oberkörper. So kann mehr von eurer Gestik und Körperhaltung übertragen werden. Achtet also besonders auf eure Körperhaltung, Mimik und Gestik und versucht auch durch Blickkontakt zu kommunizieren.
  • Trainiert eure Stimme. Ihr könnt noch so begeistert von eurem Thema sein, wenn ihr eure Inhalte aber mit monotoner, leiser und unsicherer Stimme in der Videokonferenz vortragt, wird diese Begeisterung bei euren Kolleg*innen und Vorgesetzten nicht ankommen. Tipp: Lacht bevor ihr anfangt zu sprechen. Ein Lächeln kann man nämlich auch in eurer Stimmfarbe hören und es lässt euch und eure Botschaft gleich positiver erscheinen.
  • Sprecht klar, deutlich und in kurzen Sätzen. Achtet auf eine klare und deutliche Kommunikation. Vermeidet Füllwörter und lange Sätze. Auch Ironie und Sarkasmus sind eher unangebracht, da sie digital häufig nicht richtig übertragen werden. Auch Wiederholungen und Nachfragen helfen eine klare Kommunikationssituation zu schaffen.
  • Setzt auf Interaktion in euren Meetings. Besonders wenn es ein langes Meeting ist, in dem verschiedenen Abteilungen bzw. deren Vertreter zu Wort kommen, lohnt es sich kleine Interaktionen einzubauen. Beispielsweise kann man in den meisten Videokonferenztools kleinere virtuelle Räume bilden, in denen sich Kleingruppen zu einem bestimmten Thema austauschen können. Die Ergebnisse können dann in der großen Runde von einem Teilnehmer der Gruppe vorgestellt werden.

Einer der wichtigsten Aspekte von gelungener Kommunikation ist und bleibt auch im digitalen Bereich das Feedback. Gebt euch gegenseitig Feedback im Team und wünscht es euch auch von euren Kolleg*innen und Vorgesetzten. Nur so kann klargestellt werden, dass auch alle Inhalte verstanden wurden. Außerdem fördert eine gesunde Feedbackkultur in Organisationen den Zusammenhalt und den Austausch untereinander. So kann die soziale Gesundheit auch bei digitaler Zusammenarbeit gestärkt werden.

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