Zeitmanagement – kann doch jeder, oder?

Egal ob im Studium, als Selbstständiger oder im Bürojob – die Fähigkeit die eigene Zeit sinnvoll einzuteilen wird immer wichtiger. Man kann mit einer strukturierten Arbeitsweise nicht nur bereits in Bewerbungsgesprächen überzeugen, sondern hat im Endeffekt mehr Freizeit und ist weniger gestresst. Es geht übrigens beim Zeitmanagement nicht nur darum tolle Techniken zu lernen und damit noch mehr Zeit zu verbrauchen, sondern darum den eigenen Arbeitsalltag für sich selbst gewinnbringend zu gestalten. Das kann ent-stressend wirken, vor allem dann, wenn man seine Persönlichkeitsfacetten erkennt.

Um dieses Ziel zu erreichen, müssen jedoch zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Die Bereitschaft sich weiterzuentwickeln und zu verbessern. Klingt zunächst banal, denn das wollen wir prinzipiell doch alle und immer. Doch es ist nicht einfach sich einzugestehen, dass die acht Stunden im Büro oftmals nicht optimal genutzt werden. Denn wir können nicht acht Stunden am Stück mit gleicher Energie arbeiten. Dies zu erkennen und zu akzeptieren ist aber ein wichtiger Schritt in eurem individuellen Wandlungsprozess weg von traditionellen Vorstellungen von Arbeit hin zu einer an den heutigen Wissensstand angepassten Bewertung von Arbeit. Selbstreflexion ist ein unverzichtbarer Teilprozess in dieser Entwicklung!
  2. Kenntnis über sich selbst bzw. den eigenen Arbeitstyp. Dazu gehört es die eigene Arbeitsweise zu hinterfragen und das eigene Arbeitsverhältnis hinsichtlich der damit verbundenen Anforderungen und Möglichkeiten zu untersuchen. Auf persönlicher Ebene lohnt es sich über die eigenen Motivatoren und Bremser, sowie Energie-Hochs und -Tiefs im Verlauf des Tages zu reflektieren.

Auf einen Blick: Schritte für ein individuelles Zeitmanagement

  1. Eigenen Biorhythmus kennen – Wann bin ich am produktivsten?
  2. Zeitdiebe erkennen und Strategien finden, um möglichst viele davon zu eliminieren
  3. Aufgaben sortieren und Prioritäten setzen
  4. Anpassung der Aufgaben an den eigenen Biorhythmus
  5. Die Arbeitszeit konkret in Intervalle mit Pausen einteilen
  6. Zufrieden und ungestresst den Tag beenden

Nicht jeder Mensch funktioniert gleich – kennt ihr eure individuelle Energiekurve?

Wenn ihr euch also dazu entschlossen habt eure Arbeitsweise auf die Probe zu stellen, zu verbessern und euch zu entwickeln, stellt sich nun die Frage nach dem „Wie?“. Fangt doch erstmal bei euch an und findet heraus wann ihr am produktivsten und am konzentriertesten seid im Verlauf eures Arbeitstages. Wenn ihr dabei an bestimmte Zeiten gebunden seid, fangt an euch selbst während dieser Zeit zu beobachten, wann fällt es euch leicht eure Aufgaben zu erledigen und wann müsst ihr euch zwingen? Hinterfragt auch eure Pausenzeiten: Passt die Mittagspause um 13:00

Uhr wirklich zu euch, oder geht ihr eigentlich nur den Kollegen zu liebe mit und denkt die meiste Zeit in der Pause drüber nach, was ihr noch hättet alles erledigen können und wollen?

Wenn ihr zu den Menschen ohne feste Bürozeiten gehört, bedeutet Zeitmanagement für euch im ersten Schritt Arbeitszeiten festzulegen und an diesen auch festzuhalten. Auch der Ort spielt dabei eine große Rolle, denn gerade zu Hause locken oft Zeitdiebe oder Möglichkeiten sich selbst von der Arbeit abzuhalten. Wenn der Rahmen stimmt, gilt es auch hier die eigenen Energie-Hochs und -Tiefs zu erfassen. Wobei ihr als Selbstständige an diesem Punkt freier seid und mehr auf euch selbst achten könnt, denn euch ist es auch möglich von 14 Uhr bis 22 Uhr zu arbeiten, wenn ihr euch eher am Abend produktiv fühlt.

Wenn ihr euch zwei oder drei Tage beobachtet habt und euch eure Hoch- und Tiefphasen markiert habt, könnt ihr einen Zeitplan für eure Arbeitszeit erstellen und Pausen und mögliche Unterbrechungen (Gespräche mit Kollegen, vorhersehbare Telefongespräche, Pufferzeit für unvorhergesehene Aufgaben) einplanen und in die weniger produktiven Phasen eures Arbeitstages legen.

„Zeitmanagement?! Dafür fehlt mir die Zeit!“ – Zeitdiebe im Arbeitsalltag

Wenn euch dieser Satz bekannt vorkommt, kann das daran liegen, dass ihr euch eure Zeit auch oft stehlen lasst. Bevor ihr also den Zeitmanagement-Methoden abschwört, könntet ihr zunächst überprüfen ob ihr eure Zeit wirklich für eure Aufgaben verwendet. Wenn ihr nach einem Tag im Büro oft das Gefühl habt, dass ihr zu weniger gekommen seid als ihr eigentlich wolltet kann das zum Beispiel an eurem Verhalten Kolleg*innen gegenüber liegen. Einer der größten Zeitdiebe ist nicht nur das private Gespräch, sondern auch Hilfe, die ihr euren Kollegen anbietet. Selbstverständlich ist Teamwork wichtig und grundsätzlich ist es gut hilfsbereit zu sein, aber es sollte möglich sein „Nein“- zu sagen. Das muss nicht unfreundlich geschehen, die Wahrheit ist dabei die einfachste Lösung. Wenn ihr euren Kollegen sagt, dass ihr momentan selbst viel auf dem Schreibtisch habt und ihnen gerne helft, wenn ihr Luft habt, ist das für alle nachvollziehbar. Sollte das Problem jedoch akut sein, könnt ihr euch auch in diesen Situationen eine feste Zeitspanne einplanen um zu helfen. Wichtig ist, dass ihr euch zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder euren eigenen Aufgaben zuwendet. Es lohnt sich in so einer Situation auch zu überlegen, ob es nicht Kolleg*innen gibt, die besseren Ansprechpartner für das Problem sind, oder ob es sogar in den Bereich einer bestimmten Abteilung in eurer Firma fallen könnte. Delegieren ist hier das Zauberwort! Ähnliches gilt, wenn ein kleiner Plausch auszuarten droht. Seid ehrlich und verabredet euch zu einem Zeitpunkt, den ihr selbst als Pause festgelegt habt.

Selbstständige haben dieses Problem weniger häufig, dafür kann es an der Planung fehlen, was dann zu Prokrastination führt. Oder es wird sich zu viel vorgenommen und dann nur die Hälfte beendet. Nun, genau um solche Zeitdiebe in den Griff zu bekommen, gibt es Zeitmanagement-Methoden.

Ein effektives Zeitmanagement durch die passenden Methoden

Das schöne an den Methoden, die hier vorgestellt werden ist, dass sie auf die unterschiedlichsten Arbeitssituationen anwendbar und auch untereinander kombinierbar sind.

Der erste Schritt einer effektiven Arbeitszeitplanung kann die Bewertung von Aufgaben nach der A-B-C-Methode sein. Sehr wichtige Aufgaben werden mit A markiert, wichtige mit B und weniger wichtige mit C. Aufgaben der Kategorie A sollten, da sie den größten Nutzen für dich haben, ca. 70% deiner Arbeitszeit beanspruchen. Mehr als zwei solcher Aufgaben an einem Tag erledigen zu wollen ist übrigens nicht empfehlenswert. Prüfe ob deine B-Aufgaben nicht auch delegiert werden können und verwende nicht mehr als 20% deiner Zeit auf sie. Aufgaben der dritten Kategorie sind häufig eben jene Routineaufgaben (Verwaltungsaufgaben, Papierkram, Telefonate, E-Mails etc.), die am meisten Zeit fressen. Achte deswegen darauf diesen Aufgaben nicht mehr als 10% deiner Arbeitszeit einzuräumen.

Eine weitere Dimension des Zeitmanagements ist die Zeit, zu der die Aufgaben erledigt sein sollten. Die Eisenhower-Matrix kann dir hier als Tool behilflich sein. Ordne deine Aufgaben den Bereichen wichtig/dringend, wichtig/ nicht dringend, nicht wichtig/dringend, nicht wichtig/nicht dringend zu. Dies erweitert deine erste Ordnung nach der A-B-C-Methode um die Dimension der Deadline. Aufgaben, die du in der letzten Kategorie wiederfindest, solltest du genau überprüfen und gegebenenfalls komplett streichen. Vergiss nicht wichtige Aufgaben, die noch nicht dringend sind genau zu terminieren, denn wenn diese zu oft aufgeschoben werden sind sie ab einem bestimmten Punkt ein Auslöser für Stress.  Nach dieser Sortierung deiner Aufgaben kannst du nun eine detaillierte to-do-Liste erstellen, die auch direkt mit konkreten zeitlichen Vorgaben versehen werden sollte. Wenn du viele Aufgaben hast, die wichtig aber nicht dringend für diesen Tag bestimmt sind, lohnt es sich auch eine Master-to-do-Liste für die ganze Woche oder einen von dir selbst gewählten Zeitraum zu erstellen.  Du kannst auf diesen Listen auch sehr gut ein Tages-, Wochen- oder Monatsziel festhalten!

In einem letzten Schritt deines persönlichen Zeitmanagements geht es nun um die konkrete Nutzung deiner Arbeitszeit bzw. eine präzisere Zeiteinteilung. Wenn du zwei Stunden für eine Aufgabe vorgesehen hast, die Priorität hat, ist es zum Beispiel sinnvoll diese in eine deiner Leistungsphasen zu legen. Zudem bietet es sich an, die 60-60-30 Methode zu nutzen. Wenn du dieser Methode folgst arbeitest du zwei Mal 55 Minuten konzentriert und machst jeweils 5 Minuten Pause. Im Anschluss nimmst du dir 30 Minuten Zeit für eine längere und entspannende Pause. Eine weitere Möglichkeit ist die Pomodoro- Methode, bei der du deine Arbeitszeit in Blöcke von 25 Minuten einteilst, nach denen du jeweils  fünf Minuten Pause einlegst. Diese Phasen werden viermal wiederholt und auch danach werden 30 Minuten Pause eingelegt. Welche dieser Methoden besser auf dich und deinen Arbeitsalltag passt kannst du einfach ausprobieren. Man kann im Laufe eines Acht-Stunden-Tages auch beide Methoden kombinieren. Die Pomodoro-Technik eignet sich übrigens besonders für Phasen, in denen das Energielevel etwas niedriger ist.

Nach so viel Theorie, kann jetzt die Praxis folgen. Denk nur daran, dass letztlich du als Individuum im Fokus stehst und du alleine entscheidest welche Methoden für dich in welcher Kombination funktionieren. Es hilft wenig, wenn man sich nur tolle Methoden aneignet, wichtig ist sich selbst und seine Arbeit als aus vielen Faktoren bestehend zu betrachten und zu versuchen die passenden Methoden für sich zu nutzen. Letztlich ist es auch immer eine Frage des Ausprobierens und Anpassens, vor allem wenn man verschiedene Aufgabentypen zu bearbeiten hat. Übrigens, wenn du Unterstützung bei deiner Persönlichkeitsentwicklung möchtest, melde dich doch einfach bei uns.

Photo by Kevin Ku on Unsplash

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